Commencer par un audit de vos pertes de temps

• Rédaction et traitement des emails (en moyenne 28% du temps des managers selon McKinsey)
• Rédaction de devis, propositions commerciales, courriers formels
• Recherche d’informations réglementaires ou juridiques
• Préparation de réunions et compte-rendus
• Communication sur les réseaux sociaux

5 prompts immédiatement utilisables

1. Email de relance client

« Rédige un email professionnel à un client qui n’a pas payé sa facture de 2 500 € depuis 45 jours. Ton ferme mais courtois. Rappelle les pénalités de retard. 3 paragraphes. »

2. Fiche de poste

« Crée une fiche de poste pour recruter un(e) assistant(e) administratif(ve) dans une TPE du bâtiment de 8 personnes dans le Nord. CDI 35h, 1 800 € brut, débutant accepté. »

3. Réponse à un avis négatif

« Un client a laissé cet avis Google négatif : [avis]. Rédige une réponse professionnelle qui reconnaît le problème sans admettre de faute grave, propose une solution. Maximum 5 lignes. »

4. Procédure interne

« Rédige une procédure d’accueil pour un nouveau salarié dans une entreprise d’électricité de 5 personnes. Format liste à puces. »

5. Analyse de document

« Voici les CGV de mon fournisseur. Identifie les 3 clauses les plus défavorables pour moi en tant que client TPE et explique pourquoi en termes simples. »

Ce que ChatGPT ne peut pas faire

• Conseil juridique ou fiscal personnalisé : vérifiez toujours avec un professionnel
• Données sensibles : ne partagez pas de données personnelles de clients
• Informations à jour : la version gratuite a une date limite de connaissance
• Contenu certifié exact : l’IA peut inventer des informations — relisez systématiquement

Ce que peut faire l’IA pour vous

• Rédaction de devis et courriers : décrivez la situation en 2 phrases, l’IA produit un courrier professionnel
• Réponses aux avis Google : générez des réponses personnalisées en quelques secondes
• Contenu pour vos réseaux sociaux : légendes, hashtags, descriptions de chantiers
• Rédaction d’offres d’emploi : pour recruter un apprenti ou un salarié
• Résumés de documents : conditions générales, documents administratifs longs

ChatGPT : guide de démarrage

1. Créez un compte gratuit

Rendez-vous sur chat.openai.com. Le compte gratuit (GPT-4o mini) suffit pour commencer.

2. Parlez-lui comme à un assistant

Ne dites pas « rédige un devis ». Dites : « Je suis électricien. Un client veut remplacer son tableau électrique. Rédige une réponse email pour demander la date souhaitée et si le coffret est en saillie ou encastré. Ton professionnel, deux paragraphes maximum. »

3. Créez vos modèles réutilisables

Une fois que vous trouvez une formulation qui produit de bons résultats, enregistrez-la. Gagnez 15 à 20 minutes par jour.

Alternatives françaises

Mistral AI (Le Chat, mistral.ai) est une solution française, hébergée en Europe, avec de meilleures garanties RGPD. France Num (francenum.gouv.fr) propose des diagnostics numériques gratuits.

Point vigilance : vos données

Ne collez jamais dans ChatGPT des données personnelles de clients (nom, adresse, téléphone) ni des informations financières sensibles. La CNIL recommande de traiter l’IA générative comme un outil externe.

Erreur n°1 : Oublier la DPAE

La DPAE doit être effectuée sur urssaf.fr avant la prise de poste (art. L1221-10). Sanction : amende jusqu’à 15 000 € et requalification en travail dissimulé.

Erreur n°2 : Mal utiliser le CDD

Le CDD répond à des cas strictement listés (art. L1242-2) : remplacement, accroissement temporaire, emploi saisonnier. Utiliser un CDD pour un besoin permanent = requalification en CDI + indemnité d’un mois de salaire minimum (art. L1245-2).

Erreur n°3 : Ignorer la convention collective

Le SMIC est un plancher légal, mais votre convention collective peut imposer des minima supérieurs. Vérifiez sur legifrance.gouv.fr avec votre code IDCC. Payer en dessous = rappel de salaire + dommages et intérêts.

Erreur n°4 : Mal calculer les heures supplémentaires

Les heures sup (au-delà de 35h) ouvrent droit à une majoration de 25% pour les 8 premières, puis 50% (art. L3121-36). Certaines conventions collectives prévoient des seuils différents.

Erreur n°5 : Oublier le registre unique du personnel

Toute entreprise avec au moins un salarié doit tenir ce registre (art. L1221-13). Amende : 750 € par salarié non inscrit.

Erreur n°6 : Ne pas remettre les documents de fin de contrat

Certificat de travail, attestation France Travail, solde de tout compte — ces documents sont dus le dernier jour de travail.

Erreur n°7 : Mal gérer les congés payés

2,5 jours ouvrables par mois travaillé = 30 jours par an (art. L3141-3). L’employeur fixe les dates mais doit informer le salarié un mois à l’avance minimum.

Erreur n°8 : Sanctionner sans procédure disciplinaire

Convocation à un entretien préalable (délai de 5 jours ouvrables minimum), entretien, notification écrite motivée (art. L1332-1). Sanction sans procédure = nullité.

Erreur n°9 : Licencier sans motif réel et sérieux

Tout licenciement doit reposer sur un motif réel et sérieux (art. L1232-1). Sanction : entre 0,5 et 20 mois de salaire brut (barème Macron).

Où vérifier vos obligations

Inspection du travail et Code du travail complet sur legifrance.gouv.fr. La CMA et la CCI proposent des ateliers RH pour les TPE.

Étape 1 : La Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE)

Obligation numéro 1. Vous devez déclarer votre futur salarié à l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche (art. L1221-10 du Code du travail). La DPAE se fait en ligne sur net-entreprises.fr ou votre espace urssaf.fr. Sanction si oubli : amende jusqu’à 15 000 € et requalification en travail dissimulé.

Étape 2 : Le contrat de travail écrit

• Identité des parties, date de début, lieu de travail
• Intitulé du poste et classification selon la convention collective
• Durée du travail et salaire brut mensuel (SMIC = 12,31 €/h brut en Juin 2026)
• Période d’essai : 2 mois pour un ouvrier/employé en CDI, renouvelable une fois si la CC le prévoit
• Convention collective applicable — vérifiez sur legifrance.gouv.fr par code NAF

Étape 3 : Les obligations collectives

La mutuelle d’entreprise

Depuis le 1er janvier 2016, tout employeur du privé doit proposer une mutuelle santé collective (loi ANI). Vous payez minimum 50% de la cotisation.

L’affichage obligatoire

Coordonnées de l’inspection du travail, du médecin du travail, horaires de travail, convention collective. Liste complète sur service-public.fr.

Étape 4 : La visite médicale d’embauche

Visite d’information et de prévention (VIP) dans les 3 mois suivant la prise de poste (art. R4624-10 du Code du travail). Pour les postes à risque : visite avant embauche obligatoire.

Étape 5 : La paie et la DSN

Dès le premier mois : fiche de paie + Déclaration Sociale Nominative (DSN) mensuelle sur net-entreprises.fr. Le coût total employeur représente environ 140 à 150% du salaire brut. Conseil : faites-vous accompagner par un expert-comptable les 3 premiers mois.

Pourquoi des entreprises rentables peuvent manquer de trésorerie

C’est le paradoxe le plus fréquent en TPE : vous avez du travail, vos chantiers tournent, vos factures sont envoyées — mais votre compte est dans le rouge. C’est l’« effet ciseaux » : vos charges tombent avant que vos clients ne paient.

Réflexe n°1 : Tenir un tableau de trésorerie prévisionnel

Un fichier Excel ou votre logiciel comptable doit vous montrer mois par mois, pour les 3 à 6 prochains mois, tous vos encaissements et décaissements prévus. BPI France propose des modèles gratuits sur bpifrance.fr.

• Encaissements : factures émises avec leur date de règlement prévue, acomptes attendus
• Décaissements fixes : loyer, salaires, cotisations URSSAF, remboursements d’emprunts, assurances
• Décaissements variables : achats matières, sous-traitance, TVA à reverser, CFE en décembre

Réflexe n°2 : Facturer immédiatement et exiger des acomptes

Facture émise le jour de livraison (jamais plus de 24h après). Acompte de 30 à 50% à la commande pour tout devis supérieur à 3 000 €. Les pénalités de retard sont légalement dues dès le lendemain de l’échéance — taux minimum de 3 fois le taux légal (art. L441-10 du Code de commerce).

Réflexe n°3 : Relancer systématiquement

• J+5 après échéance : email de relance courtois avec la facture en PJ
• J+15 : appel téléphonique + relance écrite formelle
• J+30 : mise en demeure par LRAR — l’indemnité forfaitaire de 40 € par facture est à la charge du débiteur

Réflexe n°4 : Anticiper les grands décaissements fiscaux

TVA trimestrielle ou mensuelle selon votre CA. Cotisations URSSAF en 4 appels/an. CFE en décembre. Impôt sur les bénéfices à anticiper dès le 1er trimestre. Connectez-vous régulièrement à votre espace urssaf.fr pour simuler votre situation.

Réflexe n°5 : Négocier une ligne de crédit avant d’en avoir besoin

Ne demandez jamais un découvert en urgence quand vous êtes déjà dans le rouge. Négociez une facilité de caisse lorsque votre situation est saine. BPI France propose des garanties pour faciliter l’accès au crédit court terme : renseignez-vous sur bpifrance.fr.

Chaque année, votre expert-comptable vous remet un bilan. Beaucoup d’artisans et de dirigeants de TPE le rangent sans vraiment le lire. C’est une erreur : ce document contient tout ce qu’il faut savoir pour piloter votre entreprise et anticiper les difficultés.

Ce qu’est réellement un bilan comptable

Le bilan est obligatoire pour toute entreprise hors micro-entrepreneur (article L123-12 du Code de commerce). C’est une photographie de votre situation financière à la date de clôture de votre exercice. Il obéit à une règle d’or absolue : Actif = Passif.

L’actif : ce que possède votre entreprise

L’actif immobilisé

Ce sont les biens durables que vous conservez plus d’un exercice : véhicules, matériel, outillage, locaux, fonds de commerce, brevets. Exemple concret pour un plombier-chauffagiste : camionnette (15 000 €) + outillage (8 000 €) + dépôt de garantie local (1 200 €) = actif immobilisé 24 200 €.

L’actif circulant

C’est ce qui « tourne » dans votre activité : stocks de matériaux, créances clients (ce que vos clients vous doivent encore), disponibilités en banque et en caisse. C’est ici que se niche souvent le problème de trésorerie.

Le passif : d’où vient l’argent

• Capitaux propres : capital social + bénéfices accumulés + résultat de l’exercice. Un indicateur positif et en hausse est le signe d’une entreprise qui s’enrichit.
• Dettes financières : emprunts bancaires à long terme, comptes courants d’associés.
• Dettes d’exploitation : fournisseurs, URSSAF, impôts, TVA à reverser.

Les 3 ratios à calculer en 5 minutes

1. Le Fonds de Roulement (FR)

Formule : Capitaux permanents (capitaux propres + dettes LT) − Actif immobilisé. Si positif : vous financez votre activité courante avec des ressources stables. Très bon signe.

2. Le Besoin en Fonds de Roulement (BFR)

Formule : (Stocks + Créances clients) − Dettes fournisseurs. C’est l’argent que vous devez « avancer » avant d’encaisser. En BTP, le BFR peut représenter 2 à 3 mois de CA.

3. La Trésorerie nette

Formule : FR − BFR. C’est le reflet immédiat de votre compte en banque. Positive : vous êtes à l’aise. Négative : vous vivez à crédit pour financer votre activité.

5 signaux d’alarme à repérer immédiatement

• Capitaux propres négatifs : situation catastrophique — en SARL, une procédure légale s’impose dans les 4 mois (article L223-42 du Code de commerce).
• Créances clients > 60 jours : la Loi LME (art. L441-10 du Code de commerce) plafonne les délais de paiement à 60 jours. Des pénalités de retard sont automatiquement dues.
• BFR en hausse sans hausse du CA : vos clients paient plus lentement ou vos stocks gonflent. À surveiller.
• Ratio dettes financières / EBE > 3 : les banques considèrent que vous êtes trop endetté pour emprunter davantage.
• Résultat net < 3% du CA : vous travaillez pour rien. Analysez vos marges poste par poste.

Pour aller plus loin

Le Plan Comptable Général est disponible gratuitement sur legifrance.gouv.fr. Mais soyons clairs : avoir accès aux règles ne suffit pas toujours à les comprendre ni à les utiliser correctement pour piloter son entreprise.

Votre expert-comptable peut vous préparer un tableau de bord simplifié, avec des indicateurs adaptés à votre activité. Ses honoraires sont en principe déductibles du résultat fiscal de l’entreprise. La CCI et la CMA de votre département proposent également des ateliers de lecture des comptes, parfois finançables selon votre situation et votre OPCO.

Chez ACF, nous accompagnons aussi les dirigeants de TPE, artisans, commerçants et créateurs d’entreprise pour comprendre leurs chiffres, lire un bilan, analyser leur rentabilité et prendre de meilleures décisions. L’objectif n’est pas de faire de vous un expert-comptable, mais de vous permettre de savoir où va votre argent, ce que gagne réellement votre entreprise et quelles actions mettre en place pour améliorer votre résultat.

Parce qu’un dirigeant qui comprend ses chiffres pilote mieux son activité.